Первичный документ

Ряд экономистов определяют первичный учётный документ как письменное свидетельство о совершении определённой хозяйственной операции, имеющей юридическую силу и не требующей дальнейших пояснений и детализации^[4].

Первичный документ — это бумажный след^[3], следствием которого стала необходимость совершить анализ и учёт какой-то операции^[2]. Существует мнение, что без первичной документации не существует транзакции^[5][6].

В бухгалтерию первичный документ сдается или там же составляется в момент совершения хозяйственной операции или, если это не представляется возможным, — непосредственно после его окончания и является первым свидетельством произошедших фактов. Первичный документ подтверждает юридическую силу произведённой хозяйственной операции. Он устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполненные ими хозяйственные операции.

К первичным документам могут относиться чек^[3], банковская выписка^[7], договор, квитанция (в т.ч ваучер^[8]), кассовый ордер, накладная, счёт-фактура, счёт на оплату, справка, акт, карточка учёта рабочего времени^[9] и т. п.

IRS рекомендует хранить первичную документацию от трёх лет и выше.^[10]

Обязательные реквизиты

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учёте» обязательными реквизитами первичного учётного документа являются:

1. наименование документа;
2. дата составления документа;
3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
4. содержание хозяйственной операции;
5. величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6. перечень ответственных должностных лиц;
7. личные подписи ответственных должностных лиц.

В Налоговом кодексе РФ понятия «первичный документ» и «счёт-фактура» приводятся через запятую. Вопрос об отнесении счёта-фактуры к первичным документам является дискуссионным. Счёт-фактура сам по себе не обозначает какую-либо хозяйственную операцию, он является лишь приложением к собственно первичному документу (накладной, акту). Наличие счёта-фактуры необходимо для получения вычета по НДС, но получение вычета по одному лишь счёту-фактуре в отсутствие акта или накладной будет являться неправомерным (из этого правила имеются исключения). Кроме этого, считается, что не являются первичными документами бухгалтерского учета: договор и счёт на оплату^[11][12].

Итак, согласно п.1. ст.9 ФЗ «О бухгалтерском учёте» первичный учетный документ — это документ, который оформляет произошедшие на предприятии факты хозяйственные жизни. С 1 января 2013 года в связи со вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ формы первичных учетных документов определяет экономический субъект в зависимости от цели их применения и утверждает руководитель экономического субъекта. Согласно ч.1 ст.7, ст.9 ФЗ N 402-ФЗ руководителем экономического субъекта определяется также и состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. Ряд форм документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы), остаются обязательными и после 1.01.2013 года. В соответствии с этим обязательным перечнем и формами первичных документов, если иное не утверждено экономическим субъектом, является перечень, содержащийся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденные Росстатом (Госкомстатом РФ) и Банком России.