Документ

Докуме́нт (нем. Dokument, далее от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство) — это зафиксированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

В соответствии с российским законодательством документ определяется как «материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения».

История и виды

Текстовый документ — Договор аренды.

В узком смысле докуме́нт лат. documentum — облечённый в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определённого значения. В широком смысле и книга, и скульптура — документы.

На протяжении истории носители информации менялись, ими могла быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, компакт-диск, дискета, магнитная лента, глиняные таблички и т. п. Для автоматизации обработки документов с XX века стали широко использоваться компьютеры.

Важный вид документов — различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.

В информационных системах для обеспечения потребностей информационного поиска, с одной стороны, описывается документ как материальный объект — совокупностью значений его свойств (атрибутов, реквизитов), то есть метаданными; с другой стороны, описывается содержание информации, закреплённой на этом объекте — как правило, с помощью индексов.

Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документа́цией.

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа.

Совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения документов характеризует термин «делопроизводство». Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены.

Классификация документов

• По назначению:
  • организационные документы (устав, должностная инструкция, положение, штатное расписание, структура и штатная численность);
  • распорядительные документы (приказ, выписка из приказа, распоряжение, указание, постановление, решение);
  • информационно-справочные документы (акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, письмо, справка);
  • учётно-расчетные (бухгалтерские) документы (платёжное поручение, счёт-фактура, накладная, акт и т. п.). Учетный первичный документ необходимо оформлять на каждую совершенную организацией деловую операцию (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
  • нормативные документы с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как стандарты, нормы, правила, своды правил, регламенты и другие подобные документы;
  • иные.

• По времени создания — первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д.);
• По способу изготовления — черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал);
• По типу содержания — текстовые, иконические (графические), идеографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные;
• По способу представления — электронный, на бумажных носителях;
• По месту издания — внутренние, внешние;
• По направлению отправки — входящие, исходящие;
• По распространению — опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные;
• По необходимости технических средств — человекочитаемые, машиночитаемые;
• По уровню секретности — несекретные, секретные, с разным уровнем секретности, конфиденциальные и т. д.

Виды обработки документов делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму представления).

Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению, создаваемому на предприятии документами, позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, а также обеспечить подотчётность всех заинтересованных лиц. По содержанию документы делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и т. п.

Функции документов

Документы могут выполнять следующие функции:

• Информационная — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации;
• Коммуникативная — документы являются средством обмена информацией во времени и пространстве;
  • ориентация документов в одном направлении (сверху вниз, снизу вверх);
  • двусторонние документы;
• Социальная — состоит в фиксации, сохранении и передаче непосредственно социальной информации; каждый документ социально значим, так как создан ввиду какой-либо социальной потребности.
• Культурная — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе;
• Управленческая — документ как способ управления деятельностью;
• Правовая — документ выступает в качестве способа закрепления и (или) изменения правовых норм и правоотношений;
• Историческая — документ является историческим источником с момента создания.

См. также

• Доклад
• Техническая документация
• Технотронный документ
• Файл
• Электронный документ

Примечания

Литература

• Двоеносова, Г. А. Теория документа в парадигме междисциплинарного знания / Г. А. Двоеносова ; Российский государственный гуманитарный университет. — Москва : Российский государственный гуманитарный университет, 2019. — 450 с.
• Документ // Большая советская энциклопедия : [в 30 т.] / гл. ред. А. М. Прохоров. — 3-е изд. — М. : Советская энциклопедия, 1969—1978.
• Документ // Энциклопедический словарь Брокгауза и Ефрона : в 86 т. (82 т. и 4 доп.). — СПб., 1890—1907.
• Документ упорядочивает жизнь : сборник статей по материалам круглого стола, Москва, РГГУ, 26 октября 2022 г. / Министерство науки и высшего образования Российской Федерации, Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение "Российский государственный гуманитарный университет", Историко-архивный институт, Факультет архивоведения и документоведения, Кафедра автоматизированных систем документационного обеспечения управления ; ответственный редактор Н. Г. Суровцева. — Москва : РГГУ, 2023. — 197 с.
• Воробьёв Г. Г. Документ: информационный анализ. — М. : Наука, 1973. — 254 с.
• Илюшенко М. П. К вопросу о функциях документа // Вопросы архивоведения. — 1964. — С. 10—17.
• Козлов, В. П. Похвала документу / В. П. Козлов // Документация в информационном обществе: архивоведение и документоведение в современном мире : Доклады и сообщения на XXIII Международной научно-практической конференции, посвященной 50-летию ВНИИДАД, Москва, 15–16 ноября 2016 года. — Москва: Федеральное бюджетное учреждение "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела", 2017. — С. 57-67.
• Козлов, В. П. Документ и три жизни человека / В. П. Козлов // Документальное наследие России: проблемы теории и практики : К 100-летию государственной архивной службы России. Материалы Всероссийской научно-практической конференции, Москва, 08 июня 2018 года. — Москва: Архив РАН, 2018. — С. 61-66.
• Козлов, В. П. Трансформация понятий при интеграции знаний дисциплин, занимающихся изучением документа / В. П. Козлов // Документ упорядочивает жизнь : К 75-летию профессора М.В. Ларина: сборник статей по материалам круглого стола, Москва, 26 октября 2022 года. — Москва: Российский государственный гуманитарный университет, 2023. — С. 25-40.
• Мельничук, Ю. А. Понятие документа, функции документов, виды и разновидности документов : Сборник схем / Ю. А. Мельничук ; РГСУ. — Москва : Российский государственный социальный университет, 2014. — 43 с.
• Попов, А. В. Дискуссии историков и архивистов об архивах и экспертизе ценностей документов: историографический аспект / А. В. Попов // Отечественные архивы. — 2024. — № 6. — С. 31-37.
• Управление документами [Текст] : термины и определения : словарь / [М. В. Ларин и др.] ; Федеральное архивное агентство, Федеральное бюджетное учреждение "Всероссийский науч.-исслед. ин-т документоведения и архивного дела. — Москва : ВНИИДАД, 2013. — 116 с.