VIAF Консорциум был сформирован по письменному согласию LC, DNB и OCLC в августе 2003 года. Соглашение было подписано на 69-й Генеральной конференции IFLA, состоявшейся в Берлине.
Национальная библиотека Франции (BNF) присоединилась к соглашению о консорциуме 5 октября 2007 года.
Эти четыре организации — LC, DNB, BnF и OCLC — взяли на себя роль руководителей в консорциуме, имея общую ответственность за VIAF, хостинг VIAF и поставку программного обеспечения, а также библиографическое содержание данных. Дополнительные организации позже присоединились к консорциуму, предоставляя исходные файлы и опыт для продвижения VIAF[3].
В 2010 году среди руководителей учреждений начались серьёзные переговоры и дискуссии по подходящей долгосрочной организационной договоренности для VIAF. После рассмотрения различных вариантов и принципов работы авторы согласились отнести VIAF к службе OCLC. В 2011 году были обсуждены детали перехода и после согласия всех участников в 2012 году начался такой переход.
Цель системы состоит в том, чтобы связать несколько национальных идентификаторов (таких, как немецкий GND, (ранее PND для персоналий), американский LCCN, французский BNF и другие) в единую систему классификации и поиска информации. Запись VIAF получает стандартный уникальный номер, содержит весь набор первичных записей из исходника, а также ссылается на оригинальные источники. Данные находятся в свободном доступе через Интернет и могут быть использованы для исследований и обмена данными и через фонды библиотек в электронном виде. Взаимное обновление осуществляется по протоколу Инициативы открытых архивов (OAI).
Идентификаторы VIAF также добавляются в биографические и другие статьи Википедии.
Используя интерфейс сайта VIAF, система позволяет производить поиск библиографических записей на языке оригинала, или на языке пользователя. Вывод данных происходит путём слияния записей с одинаковыми именами. Во время поиска используется внутренняя индексация. Это было сделано для того, чтобы исключить наложения и избежать перегрузки сайта. Алгоритмы сбора и поиска делятся на три категории: сильный, умеренный и слабый, чтобы обеспечить большую безопасность в строительстве виртуально расширенной записи VIAF. Процедура использует OAI протокол с центральным сервером сбора авторитетного файла метаданных из национальных и региональных агентств. Система представляет собой виртуальную надстройку, поскольку полная запись остаётся в исходнике авторитетного файла, в то время как только небольшая часть данных собрана на центральном сервере. На данный момент в проекте участвуют 38 каталографических учреждений, в том числе 11 в тестовом режиме (среди них Википедия на английском языке). С течением времени их количество увеличивается. Хотя функции VIAF точны лишь благодаря качеству данных, предоставленных агентствами, VIAF становится ещё более последовательной и надёжной системой.[6]
↑Analysis and Reflections on VIAF, Virtual International Authority FileАрхивная копия от 6 декабря 2013 на Wayback Machine // JLIS, Vol. 1, No. 2 (2010), Manzotti, DOI:10.4403/jlis.it-4520: «Virtual International Authority File (VIAF) is a joint experiment of the Library of Congress (LC), the Deutsche Nationalbibliothek (DNB), and the Bibliothèque Nationale de France (BNF) with Online Computer Library Center (OCLC). Started in 2000, VIAF is a linking between authority records of the participant national agencies»
↑About OCLC (неопр.). OCLC. Дата обращения: 18 марта 2010. Архивировано 16 сентября 2012 года.