Система управления поставщиками
Система управления поставщиками — это приложение, работающее через интернет, зачастую являющееся веб-приложением, которое используется для управления и закупки услуг по подбору персонала — временного, а в некоторых случаях и постоянного, а также для привлечения подрядчиков и внештатных сотрудников. Типичные функции VMS включают распределение заказов, консолидированную выставку счетов и расширенные возможности отчетности, значительно превосходящие ручные системы и процессы[1]. В финансовой отрасли в связи с введением новых нормативных требований управление поставщиками подразумевает последовательную классификацию рисков и проведение должной проверки для минимизации рисков работы с третьими сторонами. Ряд организаций переименовал свои программы в «управление рисками третьих лиц» (TPRM, англ. Third Party Risk Management) для соответствия терминологии регуляторов.
Определения
Временный персонал — это временно привлекаемые сотрудники, работающие в организации на непостоянной основе; их также называют фрилансерами, независимыми профессионалами, временно занятыми, независимыми подрядчиками или консультантами. VMS относится к инструментам управления временным персоналом. С VMS связано несколько других понятий, все они актуальны для рынка персонала и сферы подбора кадров.
Поставщик — физическое лицо или организация, предоставляющие услуги временного труда. Конкретнее, поставщик может быть независимым консультантом, консалтинговой или кадровой компанией (их также называют «супплаерами», поскольку они предоставляют трудовые ресурсы или экспертизу, а не продают их напрямую)[1].
VOP (англ. Vendor On Premises, поставщик на территории заказчика) — поставщик, который размещается непосредственно на площадке клиента. Он обеспечивают покрытие кадровых потребностей и требований клиента[1]. VOP может набирать персонал самостоятельно либо привлекать других супплаеров, с которыми может конкурировать. Кроме того, VOP управляет и координирует трудовые ресурсы для заказчика.
MSP (англ. Managed Service Provider, управляющая сервисная компания) — организация, которая управляет поставщиками и отслеживает их эффективность по критериям заказчика. MSP, как правило, напрямую не занимается подбором сотрудников, а ищет оптимальных поставщиков под задачи клиента. Это делает MSP более нейтральным посредником по сравнению с VOP, так как MSP обычно не занимаются предоставлением труда самостоятельно[1][2].
VMS — программный инструмент, позволяющий распределять заявки на персонал между кадровыми компаниями, рекрутерами, консультантами и другими поставщиками — в том числе независимыми консультантами[1] Программа также автоматизирует собеседование, процесс найма, учёт рабочего времени и расчёт оплаты.
CSM (англ. Contracted Service Management, система управления контрактными услугами) — инструмент, взаимодействующий с системами контроля доступа крупных предприятий и ERP-системами для фиксации в реальном времени данных и отработанных часов между подрядчиком и клиентом. Как правило, такая система является совместным проектом подрядчика и собственника объекта для упрощения контроля рабочего времени и повышения прозрачности стоимости проекта.
EOR (англ. Employer of Record, юридический работодатель) — инструмент для управления всеми аспектами взаимодействия с независимыми подрядчиками: классификация, аудит, соблюдение законодательства. EOR помогает предприятиям привлекать и управлять независимыми исполнителями, снижая риски совместного найма и освобождая от возможных налоговых проблем и проверок государственных органов[3].
История и эволюция VMS
Системы управления поставщиками относительно недавно появились как инструмент контроля затрат на временный труд. VMS — это развитие концепции MSP и VOP, которая получила распространение с конца 1980-х до середины 1990-х, когда крупные организации стремились снизить расходы на аутсорсинг процесса найма персонала. MSP или VOP в те годы выступали как «мастер-поставщики», отвечающие за локальное управление временным персоналом клиента. В концепции аутсорсинга бизнес-процессов, мастер-поставщик заключал субподрядные соглашения с утверждёнными кадровыми агентствами.
Важно отметить, что развитие VMS совпало с популярностью бестселлера «Реинжиниринг корпорации» (англ. Reengineering the Corporation) Майкла Хаммера (Michael Hammer) и Джеймса Чемпи (James Champy). Крупные корпорации искали способы выживания в условиях глобальной конкуренции. Главным преимуществом для американских компаний стало то, что отдел закупок мог передавать заявки на привлечение новых специалистов одной организации (VOP), что упрощало процесс и снижало затраты.
С появлением интернета стали доступны новые инструменты — в том числе электронные платежи. Распространение электронного бизнеса, B2B, электронных закупок стало катализатором появления рынка VMS. Предложением новой стоимости стало снижение закупочных затрат через онлайн-аукционы, в которых заявки на приобретение товаров или услуг выставлялись для соревновательных предложений.
Основатели и лидеры рынка
В 1993 году компания Geometric Results Inc. (GRI), дочернее предприятие Ford Motor Company, увидела потенциал в управлении затратами на временный труд и одной из первых разработала значимую VMS-систему PeopleNet. Изначально процесс был ручным, но уже к 1995 году частично автоматизирован, а в 1996 PeopleNet стала полноценной автоматизированной системой. GRI управляла затратами Ford почти на 200 млн долларов ежегодно. В 1997 году компанию купила MSX International, которая продолжила продвижение нейтральной VMS-системы на автомобильном рынке.
Вскоре MSXI вывела на рынок новую собственную интернет-программу — b2bBuyer, а развитие продолжилось с выходом на европейский рынок. Успех обеспечивали лучшие бизнес-процессы и технологии при сохранении вендор-нейтральной модели. Позднее MSXI создала дочернее предприятие и адаптировала своё веб-приложение под названием TechCentral для обслуживания бывшего подразделения General Motors — Delphi Corporation. В 2006 году организацией VMS для Delphi стала заниматься The Bartech Group, работающая на платформе Fieldglass.
В тот же период ProcureStaff Technologies запустила в 1996 году нейтральное к поставщикам решение VMS для управления человеческим капиталом[4]. Она была выделена из структуры Volt Information Sciences для внедрения принципа вендор-нейтральности в управлении подбором персонала. Первый заказчик ProcureStaff — международная телекоммуникационная компания, где реализованный подход позволил сократить время обработки заявок и снизить общие затраты.
Вскоре ряд других компаний также вышел на этот рынок. Характерным отличием Chimes, дочерней компании Computer Horizons Corp., было позиционирование не как технологического провайдера ПО, а как поставщика бизнес-процессинговых услуг, создающего и поддерживающего собственный проектный офис (Project Office), интегрированный с процессами закупок, кадров и бухгалтерии клиентов. Этот подход позволял гарантировать успешную интеграцию и раскрывать потенциал VMS.
В феврале 2007 года Axium International приобрела Chimes и объединила с Ensemble Workforce Solutions[5]. Новая компания Ensemble Chimes Global (ECG) стала крупнейшим поставщиком VMS в мире. Финансовые нарушения привели к банкротству Chimes (ECG) и материнской компании Axium в начале 2008 года; компании прекратили деятельность. 24 января 2008 года компания Beeline, дочерняя структура MPS Group, объявила о приобретении активов Chimes.
Согласно исследованию Aberdeen Group, менее 17% компаний, внедривших программы управления временным штатом, добились улучшения по показателям сокращения затрат и оптимизации бизнес-процессов. Это подтверждает вывод Chimes о том, что наилучших результатов добиваются программы с акцентом на совершенствование бизнес-процессов, а не просто внедрение ПО.
Преимущества для американского бизнеса
К 2002 году на рынке предлагались решения от более 50 поставщиков VMS. ПО стало доступно в виде веб-приложений, что позволило всем заинтересованным сторонам — кадровикам, сотрудникам проектных офисов и поставщикам — работать через интернет. Типичные преимущества включали:
- Упрощённый маршрут согласования заявок
- Сокращение времени поиска и заполнения вакансий
- Упрощённое управление поставщиками[6]
- Стандартизация и контроль ставок оплаты
- Оптимизация базы поставщиков
- Консолидированное выставление счетов
- Повышение безопасности и защита активов
- Доступность метрик эффективности поставщиков
- Контроль затрат и выделение несанкционированных расходов
- Снижение расходов на временный персонал на 10–20%
Тенденции развития VMS
Быстрый рост и зрелость рынка
По данным Aberdeen, 72% американских компаний используют единую программу для управления наймом персонала и закупки профессиональных услуг. Такая распространённость за сравнительно короткий срок работы VMS (менее десяти лет) говорит о быстром созревании сектора.
Несмотря на продолжающийся рост, поставщикам решений следует учитывать признаки наступающего насыщения, такие как: а) снижение маржи из-за конкуренции; б) массовые слияния и поглощения или уход игроков с рынка; в) сокращение продаж существующим клиентам; г) снижение объёмов продаж новым клиентам в США.
После извлечения первоначальных выгод от контроля над затратами на временный персонал, компании стремятся к дальнейшему совершенствованию процессов и поиску областей для оптимизации расходов. Для поставщиков VMS перспективны направления, связанные с проектным аутсорсингом, работой с независимыми исполнителями и профессиональными услугами.
Увеличение контроля над поставщиками
В США такие органы, как Бюро финансовой защиты потребителей (CFPB), Совет по проверке финансовых учреждений (FFIEC) и Совет управляющих Федеральной резервной системы (FRB), стали активнее проверять соблюдение требований к работе с поставщиками финансовых организаций. В результате организации пересматривают процедуры выбора поставщиков[7].
Оценка и управление киберрисками
С 2014 года анализ крупнейших утечек данных свидетельствует о росте масштабов и частоты инцидентов[8]. Всё больше информации хранится в облаке, что делает атаки на неправильно настроенные сервисы особенно опасными. Хакеры всё чаще эксплуатируют уязвимости в системах поставщиков. Классические методы оценки рисков (например, анкетирование) стали недостаточными для объективной картины.