Управление юридическими процессами предприятия

Управление юридической практикой (англ. law practice management) связано с организационно-экономическими аспектами деятельности юридической фирмы или внутреннего юридического подразделения компании. Сюда относятся экономика деятельности, внутренние коммуникации, вопросы этики и обслуживания клиентов^[3].

Традиционно расходы на юридическую деятельность в корпорациях рассматривались как «чёрный ящик» с низкой степенью предсказуемости и прозрачности, что затрудняло оценку эффективности и стоимости услуг внешних юридических фирм, равно как и проведение сравнительного анализа их работы^[4].

Переходу от традиционных, слаботехнологичных решений к ELM способствовал ряд факторов, включая бурное развитие Интернета в 1990-х годах и последующее появление платформ программного обеспечения как услуги (SaaS). Внутри юридических подразделений на переход влияли факторы роста регуляторных рисков, сокращение бюджетов и растущие требования со стороны руководства к ответственности и прозрачности^[5].

Со временем спрос на финансовую отчётность (например, отношение юридических расходов к общим доходам компании) стал исходить не только от совета директоров, но и от других заинтересованных сторон. Юридические отделы стали рассматриваться как новый фронтир повышения эффективности и управления рисками, что поставило перед ними задачи по сокращению расходов и, где это возможно, созданию дополнительной ценности для бизнеса^[6].

Разнообразие размеров и функций юридических подразделений обусловило широкий спектр потребностей. Небольшие отделы, состоящие из нескольких юристов, часто координируют работу по тысячам дел с привлечёнными внешними юристами, тогда как крупные юридические департаменты обрабатывают большую часть дел собственными силами. Для малых подразделений ключевыми задачами становятся управление рабочими процессами, сотрудничество и контроль расходов; для крупных важнее внутренний учёт дел, оптимизация работы персонала и управление документооборотом^[7].

Первые электронные инновации реализовывались в виде универсальных систем учёта юридических дел, заменяющих бумажные архивы^[2].

Изначальные интегрированные системы управления предприятием (ERP) не удовлетворяли специфическим потребностям юридических отделов^[8]. Особенности расходов на внешние юридические услуги, связанные с моделью оплаты по часам и непредсказуемостью трудозатрат, требовали особого подхода^[4]. В результате появились специализированные решения, интегрирующие инструменты управления делами и внутренние системы электронного биллинга. В дальнейшем такие системы объединили юридическую, финансовую, комплаенс и риск-менеджмент составляющие деятельности компании^[8].

Однако эти технологические достижения создали и определённые риски для управления корпоративной информацией: специализированное ПО нередко вступало в противоречие с общефирменными ИТ-решениями в части совместной работы данных^[9]. Кроме того, вопросы обеспечения безопасности данных и по сей день остаются ключевыми, особенно для облачных SaaS-платформ^[2]. По оценкам, каждый четвёртый руководитель юридической службы (CLO — англ. chief legal officer) столкнулся с утечкой данных в период 2013–2015 годов, причём наибольшему риску подвержена сфера здравоохранения^[10].

Системы управления делами (англ. matter management) обеспечивают хранение и получение любой информации о делах, находящихся в работе юридического отдела: создание, редактирование, согласование и использование юридических документов. Такие системы поддерживают совместную работу с документами как внутри компании, так и с внешними консультантами^[2]. При реализации масштабных юридических проектов (например, массовых судебных исков), ELM-системы предлагают инструменты пакетной загрузки счетов для ускорения проверки и согласования^[14].

Электронный биллинг предназначен для централизованного хранения юридических счетов и передачи их на рассмотрение и оплату в защищённом виде. ELM-системы интегрируются с внутренними решениями по электронному биллингу с помощью стандарта LEDES (англ. Legal Electronic Data Exchange Standard), который обеспечивает унифицированный обмен юридическими данными^[15]. Разработка формата LEDES в конце 1990-х годов была дополнена внедрением американской ассоциацией юристов стандарта UTBMS (англ. Uniform Task-Based Management System), задающего кодификацию услуг внешних консультантов.

Системы электронного биллинга автоматизируют проверку ошибок, распределение расходов по центрам затрат, согласование и утверждение счетов^[2]. Независимые исследования показывают, что подобные решения сокращают операционные издержки за счёт уменьшения ручного труда и издержек на бумагу^[4].

Данные, собранные в ELM-системе (информация о делах и счетах), используются для формирования аналитических отчётов, влияющих на бизнес-процессы юридических подразделений.

Согласно опросу Gartner, руководители юридических служб (CLO) всё больше уделяют внимание вопросам соблюдения нормативных требований, удовлетворённости клиентов и заинтересованных сторон, управлению рисками^[12]. Сокращение внешних юридических расходов достигается за счёт переговоров о внедрении альтернативных моделей ценообразования, увеличения количества внутренних юристов и оптимизации структуры работы с внешними консультантами. Доля соглашений с фиксированной оплатой дел повысилась с 12% до 20% в 2013–2015 годах; при этом крупные юридические отделы (работающие в компаниях с годовым доходом более 4 млрд долларов) более чем вдвое чаще используют такие схемы, чем в компаниях с доходом менее 100 млн долларов^[10].

Аналитика применяется для формирования обоснованных прогнозов, бюджетирования юридических расходов и выбора внешних юридических фирм с учётом баланса между стоимостью услуг и их качеством^[4]. Анализ внутренней статистики счетов и отраслевых бенчмарков помогает выявлять структуру расходов и средние ставки по различным категориям дел. Некоторые поставщики ПО предоставляют клиентам сравнительную статистику, основанную на агрегированных данных пользователей^[4].

Новые направления развития ELM-систем связаны с использованием методов машинного обучения и искусственного интеллекта для прогнозирования стоимости рассмотрения претензий. Такие инструменты позволяют ускорить заключение наиболее затратных дел и сокращать комбинированный коэффициент страховщиков. Решения данного направления предлагают, в частности, компании LSG, Jalubro и Thomson Reuters. По первым оценкам, применение предиктивной аналитики позволяет снизить средние юридические издержки на 6–11%^[16].